Règle N°1 - les réunions c'est bien mais faut pas en abuser…

Avant de convoquer la réunion, on étudie les autres pistes de travail afin de voir si la réunion est vraiment nécéssaire. Une association qui réunis trop ses adhérents les épuise et les ennuie.

Alternatives à la réunion :

*Le courrier d'information, on peut demander 1 réponse (on a rarement les réponses de toutes les personnes).
*L'échange de mail sur une question précise (attention, certains utilisateurs sont mal à l'aise, comprenne mal qui répond à qui), ce support va pour une question simple.
*Les coups de téléphone permettent de recueillir l'avis de chaque personne.

Si on a besoin de recueillir l'avis de tous et que ces avis se croisent et mûrissent alors la réunion est incontournable.

Règle N°2 : Ne pas enquiquiner le monde avec une réunion.

Pour se faire : ne pas choisir une date qui soit pénible. Il faut éviter les soirs de longs week end, les heures de repas (à moins d'une réunion repas), éviter les mercredis si certains ont des enfants. La date et l'heure doivent être acceptés par chacun des participants ou au moins par les participants incontournables.

Règle N°3 : Mieux vaut pas de réunion qu'une réunion mal préparée !

Si on prend la peine de faire déplacer des personnes, c'est que l'on attend qu'il se passe quelque chose entre elles. Il faut bien savoir ce pourquoi on réuni les gens. Une réunion se prépare au moins 15 jours à l'avance.

Il faut établir un ordre du jour (il est préférable de le faire relire et valider par un des membres qui va assister à la réunion - rien de pire qu'un ordre du jour contesté en début de réunion).
La convocation à la réunion et l'ordre du jour doivent être envoyés au plus tard 10 jours avant la date.

L'ordre du jour : il doit donner envie aux personnes de faire l'effort de se déplacer pour en discuter. L'ordre du jour sera le squelette de votre réunion, il faut le soigner… Sur un brouillon, on pose toutes les idées que l'on a vis à vis de cette réunion puis on les trie de la plus importante à la moins importante. Ensuite il faut trouver une phrase synthétique qui pose la question à traiter.

Une idée = une phrase

Mieux vaut choisir des phrases simples et courtes, cela évite les interprétations personnelles et clarifie le propos.
Chaque point de l'ordre du jour doit donner lieu a une décision du groupe.
Après avoir lu l'ordre du jour, votre lecteur doit commencer à cogiter.
Attention : la convocation et l'ordre du jour c'est une page, pas plus ! sinon ça risque de finir au papier recyclé.
Personnellement je place systématiquement les points les plus importants en premier, en effet, si vos invités sont loquaces, les derniers points peuvent passer à la trappe, aussi, mieux vaut que les points importants soient traité en premier lieu . En plus au cours d'une réunion, les esprits s'échauffent et les décisions sont bien souvent plus claires dans la première et la deuxième heure.

Bref, un ordre du jour, c'est clair, net et précis.

Un ordre du jour mal tourné peut amener le lecteur à juger que sa présence n'est pas indispensable a la réunion.

La pire des réunions est celle ou l'on se retrouve seul !

Préparation de la réunion :

Les questions matérielles sont très importantes, il faut prévoir une salle adaptée au nombre de participant et qui soit propice à la réflexion (pas de nuisances sonores, température agréable…), Il est bon de prévoir du café, du thé et des petits gâteaux pour alimenter les cerveaux qui vont être sollicités !

L'animateur doit réviser l'ordre du jour et se documenter si nécéssaire sur des questions un peu techniques. Pour que la bonne décision soit prise, il faut que les participants aient fait le tour de la question avec précision. Bien entendu, l'animateur doit parfois faire une synthèse afin de ne pas noyer l'assemblée de détails superflus. Il peut être intéressant d'avoir recueilli l'avis de personnes compétentes au préalable.

Les documents à préparer : une feuille d'émargement, un ordre du jour ou deux (pour les étourdis), des feuilles et des crayons !

Il est bien d'avoir noter l'ordre du jour sur un tableau que chacun puisse s'y raccrocher.

Début :
Attendre les retardataires, dans la limite du raisonnable…
Faire signer l'émargement
S'assurer que chacun a en tête et sur papier l'ordre du jour
Nommer les personnes excusées.
Désigner un secrétaire qui prendra note des discussions, des décisions prises et qui rédigera le compte rendu ou qui passera ses note a l'animateur pour rédiger le compte rendu. Attention l'animateur ne peut pas être le secrétaire de la réunion.
Lire ensemble l'ordre du jour et fixer un timing pour chaque question.
Une réunion qui dure trop longtemps (plus de trois heures) c'est pas terrible.

Pendant :
L'animateur doit s'assurer que chacun peut s'exprimer (ne pas hésiter à interrompre les monopolisateurs de parole !).
Il doit également s'assurer que le timing est globalement respecté.
Il faut parfois ramener l'assemblée sur l'ordre du jour car les digressions sont la ruine des réunions !
Vérifier au fur et à mesure que chaque point de l'ordre du jour est traité et que chaque décision est clairement entérinée par l'assemblée.
Ne pas hésiter à reprendre les idées importantes et à les formuler de différentes manières. Les interprétations de chacun peuvent se contredire. Il faut vérifier régulièrement que tous les participants sont sur la même longueur d'onde.
Le secrétaire doit faire répéter les décisions afin de prendre les notes les plus justes.
Si nécéssaire, fixer, en fin de réunion la date du prochain rendez-vous. Ainsi, profitant de la présence des participants on prépare déjà la prochaine réunion.

Après :
S'assurer que les notes ont été bien prises.
Le compte rendu doit être rédigé peu de temps après la réunion (3 jours maxi) sinon on peut oublier des choses.

Le compte rendu :

C'est un document indispensable qui permet de valider la réunion, d'informer les absents et de garder trace des décisions. Il permet de rappeler les décisions à ceux qui se sont engagé à faire des choses.

Il doit mentionner:

La date et l'heure de la réunion
Le lieu
Le thème principal
Les personnes présentes, les personnes excusées.

Ensuite, on reprend point par point l'ordre du jour et on note les principales discussions, puis la décision et enfin s'il a lieu on mentionne le nom des personnes qui se sont engagées à faire des choses.

Le compte rendu est une synthèse, il ne doit pas être un enregistrement texto de la réunion. Il faut préférer les phrases simples et courtes.
Ne pas hésiter à mettre en relief les dates et lieu de rendez-vous.
En fin de compte rendu, il est parfois bien de faire un récapitulatif daté de " qui fait quoi ".

Le compte rendu doit être signé par celui qui l'a fait afin que les personnes présentes puissent reprendre les points qu'ils trouvent mal rendus.

Ecole et Nature travaille actuellement sur l'édition de fiches pratiques sur cette thématique ... A venir donc !